Praktikus tervezési módszerek - hat lépés az önkormányzatok számára integrált akciótervük kidolgozásához

Az integrált városfejlesztés, a társadalmi részvétellel folytatott akciótervezés az URBACT program lényege. 2016. augusztus 24-26-án, az URBACT Nyári Egyetemén, Rotterdamban az URBACT városhálózatokban résztvevő 170 európai város több mint 380 képviselője gyűlt össze, hogy megtanulják, hogyan lehet integrált településpolitikát alakítani az alábbi akciótervezési ciklusok alkalmazásával.

A kör alakú ábra a tervezés ciklikus folyamatára utal: az eredmények értékelése nyomán új gondolatok születnek és új tervezési folyamat indulhat.

A körív szeletein a tervezés alapműveletei láthatók: a konzultáció és együtt-tervezés valamint az eredmények referenciakeretei. Ezen belül és a kör belsejében az egymást váltó tervezési szakaszok: a problémák meghatározása - az érdekeltek számbavétele – tényfeltárás – erőforrások felmérése – a várt eredmények meghatározása – javaslatok összegyűjtése – akciók meghatározása – értékelés

A külső kapcsolódó kis ábrák egy-egy tervezési szakaszhoz kapcsolódó módszerekre utalnak.

Az összefoglaló ábra elemeit a tanulmány az alábbiakban részletezi.

Az akció-tervezési ciklus bármelyik városban alkalmazható (függetlenül attól, hogy részt vesz-e vagy nem az URBACT programban), valamely tématerületre vonatkozó vagy átfogó akcióterv készítésénél, közösségi részvétellel, integrált módon (azaz a helyi kihívások gazdasági, társadalmi, környezeti és fizikai dimenziójának figyelembe vételével).

A folyamat fő előfeltétele a helyi problémákban illetőleg az akcióterv tárgyában érdekeltek (lakosok, civil szervezetek, magánszektor, önkormányzati alkalmazottak) bevonásával létrehozott Helyi Csoport.

A településen vagy a település ügyében dolgozók, a Helyi Csoportok tagjai és koordinátora részére bemutatjuk a helyi fejlesztéspolitika kidolgozásának alábbi hat lépését, egyben az URBACT program módszereit.

Első lépés:

A város problémáinak meghatározása az akcióterv céljának tisztázása érdekében

Szükség van probléma-elemzésre, hogy a Helyi Csoport a megfelelő, az érdekeltekkel megbeszélt és egyeztetett probléma kezelésére vállalkozzon. Ez egyszerű, könnyen és gyorsan megoldható feladatnak tűnik, de valójában hosszadalmas és nehéz folyamat, mert a problémákat és a problémák okait nem egyformán látják az emberek. Türelem és intenzív párbeszéd: ezek a kulcsfeltételek.

A problémák, ezek okai és következményei tisztázásának ismert módszere a probléma-fa elemzés.

Az ábra a ’probléma-fát’ mutatja be egy kiválasztott példával.

Törzse a példaképpen választott probléma: Ifjúsági munkanélküliség egy adott városban.

Gyökerei a probléma okai: szakképesítés hiánya, munka-tapasztalat hiánya, a meglevő szakmák és a vállalati igények közötti megfelelés hiánya, alacsony bérminimum, motiváció hiánya stb.

A fa ágai a következmények: magasan képzettek alacsony bérért dolgoznak, a fiatalok nem ismerik meg a munka világát, generációs feszültségek stb.

A probléma-fa módszer alkalmazása a következő:

1. Sorolj fel minden problémát, ami a fő témakörrel (például: ifjúsági munkanélküliséggel) kapcsolatban az eszedbe jut. A problémákat pontosan kell meghatározni: tényleges, valóságos problémáról van szó, nem valószínűsíthető, elképzelt vagy a jövőben várható problémákról. A probléma egy valós negatív helyzet, nem a megoldás hiánya.
2. Jelölj meg egy alap problémát, ez lesz a problémafa törzse. Általában többször kell próbálkozni, mielőtt kialakul a helyes kifejezés.
3. Határozd meg, mik a probléma ’okai’, ezek a problémafa gyökerei, és mik a ’hatásai’, következményei, ezek a problémafa ágai.
4. Rendezd hierarchikus rendszerbe az ’okokat’ és ’hatásokat’, azaz, hogy viszonyulnak az okok egymáshoz, melyik vezet a másikhoz stb.

A problémák okainak tisztázásával lehet megfogalmazni akciókat, amelyekkel reagálni lehet a probléma okaira vagy meg lehet szüntetni az okokat.  

Második lépés:

A helyi érdekeltek számbavétele: fontos, hogy mindenkiről legyen szó, akit érint a probléma

Elemezni és mérlegelni kell az érdekeltek fontosságát és hatását, és biztosítani, hogy a legfontosabb érdekeltek tevékenysége összhangban legyen az akciótervvel és annak érvényesülésével. Eltérhetnek egymástól a vélemények az érdekeltek fontosságáról és hatásáról.

Az érdekeltek számbavételéhez, mérlegeléséhez és a Helyi Csoportba való besorolásához alkalmas módszer az Érdekeltek Ökoszisztéma Térképe.

Alkalmazása:

1. Az ökoszisztéma térképet (a pókhálóhoz hasonló koncentrikus körök rajzát) a falra kell tenni. Mindegyik szegmense legyen a tervben fontos szerepet játszó ágazat, mint például az oktatás, vállalkozások, lakhatás, közlekedés. Vagy lehet szociálpolitika, környezet, gazdaság.
2. A fő érdekeltek besorolása a megfelelő ágazatokba és fontosságuk mérlegelése. A Helyi Csoport tagjai beszéljék meg és cédulával jelöljék meg az érdekeltek fontosság szerinti pozícióját a rajzon. A legfontosabb kerül a kör közepébe, a legkevésbé fontosak a kör szélén. A Helyi Csoport tagjai kerülnek a kör közepébe, rajtuk kívül lesz a többi, fontos érdekelt, az is, aki nem tartozik a Helyi Csoport állandó tagjai közé.

Harmadik lépés:

Az eredmények referencia-keretének* rögzítése az akcióterv kívánt eredményeinek meghatározásához – milyen változásokat szeretnénk látni, mikor, és hogy lehet ezeket mérni.

*Az eredmény referencia keretéről további információ található: URBACT Guide “Applying the results framework to integrated action plans” (2016), itt.

Az eredmény referencia kerete a várt eredmények előzetes meghatározása. A projekt legelején kell rögzíteni, hogy a projekt megvalósításával mikor mi várható, és az hogyan mérhető. Figyelemben kell tartani az elérendő célok mértékét és a megvalósulás időbeli alakulását, ezzel a Helyi Csoport nyomon követheti az előrehaladást, szükség szerint módosíthatja az akciókat, és végül megállapíthatja, hogy sikerült-e elérni a kitűzött célokat.

Az eredmény referencia kerete több összetevőből áll. Az alapvető fogalmakat használják a Strukturális Alapok programjai. A hatékony alkalmazás érdekében tisztázni kell a főbb alapfogalmakat. Ilyenek a következők:

A beavatkozás logikája (’intervenciós logika’)   

A beavatkozás logikája írja le az eredmény referencia kereteit. Valamely program vagy akcióterv hatékonyságának értékelésére szolgál. Magyarázatot ad arra, hogy egy-egy beavatkozás hogyan vezet a várt eredmények felé. Az értékelés fázisában elemzi a terv megvalósításának eredményeit, ha ezek nem ugyanazok, mint az eredetileg elgondolt eredmények.

Specifikus cél és elvárt eredmény

A specifikus cél az adott társadalmi-gazdasági helyzet megváltozása, amelyet a program vagy akcióterv elérni kíván. Olyan, folyamatot jelző szavakkal lehet leírni, mint javítani…, csökkenteni…,növelni….Az integrált akciótervnek szükségképpen több specifikus célja van. A célok mindig a következőkkel jellemezhetők: Specifikus, Mérhető, Elérhető, Reális és Időhöz kötött (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound = SMART).

A specifikus cél a program vagy akcióterv várt eredménye. A változás lehet a magatartás, vagy a szemlélet, a társadalmi gyakorlat vagy intézmények stb. változása.

Az ábra azt mutatja be, hogy a folyamat az adott helyzetből indul, az AKCIÓTERV specifikus célt határoz meg. Ennek jellemzői az elvárt eredmény és ebből az eredmény-indikátor, valamint az output és ebből az output indikátor. Az akciótervezés és megvalósítás nyomán a helyzet változása következik be, és az új helyzet tükrében kell értékelni a folyamatot.

A várt eredmény valójában törekvés. Fontos, hogy a törekvés reális legyen és minden erő a cél elérésére irányuljon. Mégis előfordulhat, hogy ez a törekvés mégsem válik valóra a projekt vagy program, vagy az akcióterv megvalósítása végén. A várt eredmény nem teljes mértékű elérése nem feltétlenül kudarc. A program vagy akcióterv értékelése nyomán következtetéseket lehet levonni az okokról, következményekről és az orvoslás lehetőségeiről.

Az eredmény indikátor az eredmény mérhető jellemzője. A megfelelő eredmény indikátorok kiválasztása segít a probléma és a szükséges megoldás jobb megértésében.

Az output indikátor a beavatkozás, a tényleges cselekvés produktumát jelzi fizikai mértékegységben (pénz, idő, munkaerő) kifejezett mértékben.

1. táblázat: Célkitűzés, eredmény és output indikátorok példája

Negyedik lépés:

A város értékeinek felsorolása a következő kategóriák szerint:

• Lakosok, társadalmi tőke
• Helyek, területek
• Pénz
• Épületek, infrastruktúra
• Tudás, tapasztalat
• Természeti értékek

Az áttekintés segíti az akciók megfelelő kialakítását tekintetbe véve a meglévő helyi erőforrásokat és értékeket. Nem kell új dolgokat feltalálni, ha van bázis, amire építeni lehet.

Ötödik lépés:

Akciók tervezése, a cél felé vezető út meghatározása

Miután a Helyi Csoport megállapította, hogy melyek a helyi problémák, hogy milyen érdekelteket kell bevonni a konzultációba, miután kialakult a specifikus cél és a jövőkép, akkor kell meghatározni a konkrét tennivalókat, az akciókat, amelyek választ adnak a problémák okaira és elősegítik a cél elérését.

A Helyi Csoport akciókra vonatkozó megállapodásának hasznos eszköze az OPERA módszer.

Az OPERA finn eredetű együttműködési módszer, segítségével nagymértékben tehető hatékonnyá a csoportmunka. Eredetileg kis (5-6 személyből álló) csoportokra készült, de jól alkalmazható nagyobb, akár 40-50 fős csoportokra is. A módszer lényege, hogy a csoport figyelme és energiája az adott problémára vagy kérdésre összpontosul, és a javaslatokat strukturált módon gyűjtik, szűrik és összegzik. A módszer a szisztematikus gondolkodást kombinálja a problémamegoldás kreatív folyamatával, így a résztvevők ismereteit és tapasztalatait hatékony módon hasznosítja. A párokban történő megbeszélés révén mindegyik résztvevő aktívan kapcsolódik a folyamatba, érvényesülnek gondolatai és javaslatai, és nemcsak néhány nagyhangú ember uralja a megbeszélést.

Alkalmazása:

Először is a lehető legpontosabban kell meghatározni a problémát vagy kihívást, amelyre megoldást keresünk. Például: „Melyek a város közterei megújításának fő szempontjai?” Amint kialakult az alapkérdés, a moderátor az OPERA következő fázisain vezeti végig a csoportot:

Az eredmény a javasolt akciók közösen összeállított, egyetértésre épülő rendszere.

Ezután kell kialakítani a célok felé vezető utat illetve az akciók táblázatát, mely átfogó képet ad az akciók soráról, a kívánt eredményekről, a mérföldkövekről (köztes célokról), outputokról, emberi erőforrásokról, partnerekről, időbeli ütemezésről, költségvetésről és minden más fontos tényezőről.

2. táblázat: ütemterv/roadmap táblázat

Hatodik lépés:

Az akciótervek és stratégiák kommunikációja

Az akcióterv széleskörű ismertetésének kommunikációs stratégiája szintén fontos feladat. Lehet nyilvános rendezvényeket szervezni és ott ismertetni és megtárgyalni az akciótervet a lakosokkal, de igénybe lehet venni erre a célra a helyi médiát is.

A terv tárgyától függően lehet meghatározott célközönség felé fordulni: az irányító hatósághoz, a potenciális támogatókhoz, az állampolgárokhoz és más érdekeltekhez.

A fenti eszközökről és módszerekről további információ található a következő honlapon: 

http://urbact.eu/capacity-building